„Victoria – Sport W. Dudzic spółka komandytowa z siedzibą w Bąkowie – administrator danych osobowych – działając na podstawie art. 34 pkt. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [dalej: RODO] zawiadamia o ryzyku naruszeniu ochrony danych osobowych osoby, których dane dotyczą.
W wyniku niezamierzonej omyłki kilku pracowników zajmujących się pakowaniem towaru i przygotowywaniem go do wysłania wykorzystało jako zabezpieczenie paczek (tzw. wypełniacz) wstępnie zniszczone, wyselekcjonowane do zniszczenia dokumenty – listy dla osób pakujących. Dokumenty te znajdowały się w odrębnych, wydzielonych kartonach przeznaczonych do przekazania firmie zewnętrznej w celu utylizacji, tymczasowo umieszczonych w pomieszczeniu ogólnodostępnym. W rezultacie niektóre partie towarów, wysyłane do naszych klientów mogły zawierać w paczce wypełnienie w postaci niewłaściwie (wstępnie) zniszczonych dokumentów zawierających dane osobowe W chwili obecnej trwa proces weryfikowania kwestii związanych z opisaną sytuacją.
W wyniku zdarzenia doszło do nieuprawnionego dostępu do danych osobowych osób wskazanych w dokumentach przeznaczonych do utylizacji w zakresie obejmującym nazwiska i imiona oraz numery telefonów.
Z chwilą powzięcia informacji o możliwym naruszeniu została wstrzymana wysyłka wszystkich paczek, które były zaplanowane do wysyłki, dokonano sprawdzenia zawartości wypełniaczy, jak również zabezpieczono i wydzielono wszystkie materiały przeznaczone do utylizacji w sposób uniemożliwiający ich wykorzystanie. W celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości dokumentacja spółki przeznaczona do utylizacji zostanie umieszczona w odrębnych, zamykanych pojemnikach z jednoznacznym oznaczeniem „NIE OTWIERAĆ. DOKUMENTY PRZEZNACZONE DO UTYLIZACJI” w odrębnym wydzielonym miejscu o ograniczonej dostępności. Dodatkowo, w celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości administrator przeprowadzi wewnętrzne szkolenie dla pracowników zajmujących się obiegiem dokumentów, utylizacją oraz przygotowaniem towaru do wysłania. Niezależnie od powyższego spółka przeprowadzi wewnętrzny audyt obejmujący aktualizację analizy ryzyka, stosowanych technicznych raz organizacyjnych środków bezpieczeństwa, w celu zminimalizowania ryzyka ponownego wystąpienia naruszenia o podobnym charakterze.
Naruszenie ochrony danych zgłoszone zostało Prezesowi UODO.
Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub chcieliby Państwo przekazać nam dodatkowe informacje w związku z zaistniałym zdarzeniem, prosimy o kontakt: tomasz@victoriasport.pl. Prosimy o kontakt również w przypadku, gdy stwierdzą Państwo otrzymanie przesyłki zawierającej omyłkowo dane osobowe. Dokumenty te zostaną odebrane od Państwa niezwłocznie, w uzgodnionym przez Państwa terminie.”